Modalités de participation

1. FRAIS D’INSCRIPTION

Les frais d'inscription pour les participants à AFRICA – EUROPA ont été fixés à 300 € HT (358,80 € TTC) par entreprise sur la base d'un représentant par entreprise.

• Conditions particulières pour les entreprises africaines
Le soutien de la Commission Européenne pour cette première édition d'AFRICA – EUROPA permet de faire bénéficier les entreprises provenant des 17 pays africains ciblés (voir rubrique Présentation) de la gratuité des frais d'inscription. Néanmoins, ces conditions ne peuvent être appliquées qu'aux seules entreprises africaines inscrites par l'intermédiaire de la structure locale partenaire d'AFRICA – EUROPA. Les coordonnées de ces différents partenaires sont indiquées à la rubrique Correspondants.

• Conditions particulières pour les entreprises européennes
Compte tenu de l'implication de partenaires institutionnels en Belgique (AWEX) et en Espagne (ICEX et PROEXCA), les entreprises belges et espagnoles qui s'inscriront par l'intermédiaire de ces partenaires bénéficieront de la gratuité des frais d'inscription. Le nombre d'entreprises qui pourra bénéficier de ces conditions privilégiées est de 60 au total pour les deux pays.

• Conditions particulières pour les néophytes en Afrique
Afin d'inciter des entreprises françaises qui n'ont pas, ou très peu, d'activité à l'international et plus particulièrement en Afrique, les frais d'inscription pour les entreprises qui peuvent justifier (présentation du compte de résultat de la liasse fiscale) d'un chiffre d'affaires export inférieur à 10 % de leur chiffre d'affaires global ont été fixé à 200 € HT (239,20 € TTC).

2. SERVICES PROPOSES

Les services auxquels peuvent accéder les entreprises qui participent à AFRICA – EUROPA sont les suivants :
• La présentation de leur entreprise sur le site Internet www.africa-europa.net,
• Un accès sécurisé au site Internet d'AFRICA – EUROPA pour actualiser leurs informations,
• La consultation du catalogue des participants sur le site Internet,
• L'accès à un point accueil dès le lundi 26 avril 2010 à partir de 14h30, permettant de remettre à chaque participant son dossier de participation et son programme,
• L'accès aux deux ateliers d'information,
• L'accès à la cérémonie d'ouverture lors de la soirée du 26 avril 2010,
• L'accès à la séance de clôture le 28 avril 2010 à 17h00,
• Les déjeuners sous forme de buffets les 27 et 28 avril 2010,
• Les services d'un secrétariat (fax, Internet, photocopie),
• La présentation de leur entreprise dans le catalogue de la manifestation.

• Pour les entreprises africaines
Il est de plus proposé aux africains :
• La présentation de leur projet sur le site Internet www.africa-europa.net,
• La promotion de leur activité et de leurs projets auprès des milieux d'affaires français et européens,
• De solliciter, via le site Internet, des rendez-vous avec des entreprises françaises, européennes et, si besoin est, africaines,
• Le transfert en autocar entre Paris et la ville de Rouen. Les trajets à destination de Rouen se dérouleront sur la journée du lundi 26 avril 2010. Les trajets pour retourner sur Paris se feront le jeudi 29 avril 2010,
• Le transfert entre les hôtels éloignés du lieu de la manifestation et la salle de la convention pour acheminer les participants le matin et le soir,
• L'organisation de rendez-vous ciblés, les 27 et 28 avril 2010, d'une durée de 25 minutes avec des opérateurs européens et, éventuellement, africains répondant à leurs projets,
• L'attribution d'un stand au représentant de chacune des entreprises africaines afin de lui permettre d'organiser ses rendez-vous à un point fixe.

• Pour les entreprises françaises
Il est proposé aux entreprises françaises qui participent à AFRICA – EUROPA :
• De solliciter, via le site Internet, des rendez-vous avec les entreprises africaines présentes,
• L'organisation de rendez-vous ciblés, les 27 et 28 avril 2010, d'une durée de 25 minutes avec des opérateurs africains.

• Pour les entreprises européennes (hors France)
Il est proposé aux entreprises européennes (hors France) qui participent à AFRICA – EUROPA :
• De solliciter, via le site Internet, des rendez-vous avec les entreprises africaines présentes,
• Le transfert en autocar entre Paris (aéroport Charles de Gaulle et centre ville) et la ville de Rouen. Les trajets à destination de Rouen se dérouleront sur la journée du lundi 26 avril 2010. Les trajets pour retourner sur Paris se feront sur le jeudi 29 avril 2010.
• Le transfert entre les hôtels éloignés du lieu de la manifestation et la salle de la convention afin d'acheminer les participants le matin et le soir,
• L'organisation de rendez-vous ciblés, les 27 et 28 avril 2010, d'une durée de 25 minutes avec des opérateurs africains.

3. FRAIS DE PARTICIPATION POUR LES ACCOMPAGNATEURS

Les frais d'inscription correspondent à la participation d'un seul représentant par entreprise qu'elle soit africaine, française ou européenne.
Si les entreprises souhaitent être représentées par plusieurs personnes, les frais de participation pour chacun des accompagnateurs supplémentaires sont de 200 € HT (239,20 € TTC) par personne.

4. MODALITES D’INSCRIPTION

Les entreprises doivent s'inscrire directement à l'aide du formulaire d'enregistrement situé à la rubrique inscrivez-vous. Ce formulaire comprend plusieurs rubriques :
• Identification,
• Présentation de l'entreprise,
• Présentation de l'activité,
• Présentation juridique,
• Présentation du projet de l'entreprise,
• Type de contact ou de partenariat recherché (pour les entreprises africaines),
• Type de contact ou de partenariat proposé (pour les entreprises européennes),
• Documents à fournir,
• Finaliser l'inscription.

Dans les pays qui disposent de correspondants officiels, les demandes d'inscription sont validées par les partenaires locaux d'AFRICA – EUROPA afin de s'assurer de l'intérêt pour les entreprises de participer à la convention d'affaires. La liste et les coordonnées de ces correspondants sont disponibles à la rubrique Correspondants .

• Pour les entreprises africaines
Sur la base des informations concernant les entreprises africaines inscrites à la manifestation, l'IPAD mène des investigations en Europe afin de vérifier si des sociétés européennes sont en mesure de proposer des solutions pour répondre aux attentes des projets présentés. En fonction des possibilités de répondre aux attentes des entrepreneurs africains, l'inscription est validée ou non.

• Pour les entreprises européennes
L'inscription des entreprises européennes est validée sur la base de leur capacité à répondre aux demandes des opérateurs africains.

5. DATES LIMITES D’INSCRIPTION

Les inscriptions pour les entreprises africaines sont clôturées depuis le 31 août 2009.

Pour les entreprises européennes, la date limite d'inscription est fixée au 12 avril 2010.

6. VALIDATION DES INSCRIPTIONS

• Pour les entreprises encadrées par un partenaire local
La validation de l'inscription est effective après validation du projet de l'entreprise par le correspondant local et l'accord de l'IPAD. Il s'agit notamment pour l'IPAD de s'assurer que des contacts intéressants pourront être organisés pour les entreprises. En fonction des entreprises, cette validation a pu être formulée dès le mois de juin 2009.

Cette validation est notifiée aux entreprises par email. Elles ont alors accès à la totalité des informations et des fonctionnalités (catalogue, liste des participants, demandes de rendez-vous) du site Internet : www.africa-europa.net

• Pour les entreprises qui s'inscrivent individuellement
L'inscription est définitive après validation par l'IPAD de l'intérêt pour l'entreprise de participer à AFRICA – EUROPA et la réception du règlement. La validation de l'inscription par l'IPAD fait l'objet d'une première notification auprès des entreprises.

A la réception du règlement de l'inscription, cette validation est confirmée et notifiée aux entreprises qui ont alors accès à la totalité des informations et fonctionnalités (catalogue, liste des participants, demandes de rendez-vous) du site Internet www.africa-europa.net).

7. MODALITES DE PAIEMENT

Tous les règlements doivent être effectués en euros. Les frais bancaires sont à la charge de l'entreprise qui inscrit son ou ses représentants.

Mode de règlement
Pour confirmer leur inscription, les entreprises ont le choix entre deux modes de paiement:

• Chèque de banque libellé à l’ordre de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Rouen à envoyer à l'adresse suivante :
Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen
AFRICA - EUROPA
Palais des Consuls - BP 641
76 007 ROUEN cedex 1

• Virement bancaire sur le compte suivant :
CIC Banque BSD - CIN
Code banque : 30027
Code guichet : 16062
Numéro de compte : 00015454104
Clé RIB : 64
Swift code : CMCIFRPP
IBAN : FR76 3002 7160 6200 0154 5410 464
Objet : AFRICA - EUROPA

Les frais bancaires sont à la charge du participant.

• Montant à régler
Les entreprises doivent intégrer la TVA au taux de 19,6 % à leur règlement soit pour :
• Frais d'inscription de 300 € HT = 358,80 € TTC,
• Frais d'inscription de 200 € HT = 239,20 € TTC,
• Frais de participation d'un accompagnateur 200 € HT = 239,20 € TTC.

• Facturation
A la réception du règlement, une facture est émise et transmise à l'entreprise.

8. CONDITIONS D’ANNULATION

Toute annulation doit être notifiée par écrit à :
IPAD / AFRICA – EUROPA
Palais des Consuls
4, rue du docteur Rambert
BP 641
76007 Rouen cedex 1
Fax : 00 33 (0)2 35 14 38 26

En cas d'annulation après le 26 mars 2010, et quelle qu'en soit la cause, les sommes versées ne seront pas remboursées.

Si l'annulation intervient avant le 26 mars 2010, 80 % des sommes encaissées seront remboursées.

Tout participant absent à la convention d'affaires sans annulation préalable ne pourra prétendre à aucun remboursement.